Dzień otwarty zakładu, centrum logistycznego, salonu czy nowej siedziby ma zupełnie inną dynamikę niż event organizowany w hotelu. Firma zaprasza gości do miejsca, które na co dzień służy produkcji, sprzedaży albo pracy biurowej, a nie obsłudze kilkudziesięciu czy kilkuset uczestników wydarzenia.
Dlatego punktem wyjścia nie powinno być pytanie o liczbę stołów i krzeseł. Najpierw trzeba ustalić, co właściwie będzie działo się na terenie firmy i którędy będą przemieszczali się uczestnicy. Dopiero na tej podstawie można określić potrzebne zadaszenie, meble, zaplecze cateringu i wyposażenie części organizacyjnej. Przy realizacjach w północno-zachodniej Polsce taki zakres można skonsultować z Wypożyczalnią Brand, która dostarcza wyposażenie eventowe wraz z transportem i montażem.
Trasa gościa jest ważniejsza niż liczba metrów kwadratowych
Typowy dzień otwarty składa się z kilku etapów. Goście są rejestrowani, uczestniczą w prezentacji, zwiedzają obiekt, rozmawiają z pracownikami, korzystają z cateringu i zatrzymują się w mniej formalnej strefie networkingowej.
Jeśli każda z tych aktywności zostanie zaplanowana osobno, łatwo stworzyć układ, w którym uczestnicy wielokrotnie przecinają tę samą przestrzeń.
Przed zamówieniem wyposażenia warto więc rozrysować prostą ścieżkę:
wejście → rejestracja → część oficjalna → zwiedzanie → catering → networking → wyjście.
Nie każda firma będzie korzystać z dokładnie takiej kolejności. Sama metoda pozwala jednak wychwycić miejsca, w których może tworzyć się tłok.
Szczególnej uwagi wymagają punkty rejestracji i gastronomii. Jeżeli zostaną umieszczone bezpośrednio przy wejściu, kolejka po identyfikator może mieszać się z osobami odbierającymi kawę lub posiłki.
Nie trzeba przygotowywać miejsca siedzącego dla każdego
Przy konferencji uczestnicy zwykle siedzą równocześnie. Dzień otwarty działa inaczej.
Część osób zwiedza obiekt, część rozmawia, inni korzystają z cateringu. Z tego powodu ustawienie 150 krzeseł dla 150 zaproszonych osób może niepotrzebnie zająć znaczną część terenu.
Znacznie bardziej funkcjonalne bywa połączenie kilku rodzajów wyposażenia:
- klasycznych stołów i krzeseł w strefie gastronomicznej,
- stolików koktajlowych do krótkich rozmów,
- sof lub foteli w części networkingowej,
- kilku miejsc siedzących w pobliżu punktu rejestracji,
- osobnego wyposażenia dla obsługi.
Liczba miejsc powinna wynikać ze scenariusza wydarzenia, a nie wyłącznie z liczby osób na liście zaproszonych.
Catering potrzebuje części widocznej i niewidocznej
Bufet albo bar, który widzą goście, jest tylko fragmentem zaplecza gastronomicznego.
Obsługa potrzebuje również przestrzeni na produkty, naczynia, urządzenia, zapasy napojów, opakowania transportowe i odpady. Jeżeli takiego zaplecza nie przewidziano, szybko zaczyna ono zajmować przestrzeń przeznaczoną dla uczestników.
Dlatego warto od początku rozdzielić:
front cateringu – czyli część wydawczą,
oraz
backstage gastronomiczny – dostępny wyłącznie dla obsługi.
W wydarzeniach odbywających się na parkingu lub placu przy siedzibie firmy zaplecze może wymagać osobnego namiotu albo wydzielonej części większej konstrukcji.
Co zrobić, gdy sala konferencyjna jest za mała?
Wiele zakładów produkcyjnych czy centrów logistycznych ma salę spotkań dla kilkunastu osób, ale nie przestrzeń dla setki klientów i partnerów.
Wtedy część oficjalną można przenieść przed budynek lub na wewnętrzny plac firmy.
Przed ustawieniem zadaszenia należy jednak sprawdzić więcej niż sam dostępny wymiar terenu. Istotne są także:
- spadki nawierzchni,
- studzienki i odpływy,
- krawężniki,
- bramy i drogi pożarowe,
- dostęp dla samochodu technicznego,
- trasy wykorzystywane przez firmę podczas normalnej pracy.
Jeśli wydarzenie odbywa się w dzień roboczy, szczególnie ważne jest pogodzenie ruchu eventowego z bieżącym funkcjonowaniem zakładu.
Montaż powinien mieć własne okno czasowe
Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy kilka ekip rozpoczyna pracę równocześnie.
Firma cateringowa przyjeżdża z chłodniami, technicy wnoszą nagłośnienie, dekorator przygotowuje branding, a w tym samym czasie montowane jest większe zadaszenie.
Lepszym rozwiązaniem jest zaplanowanie kolejności:
- przygotowanie i udostępnienie terenu,
- montaż dużej infrastruktury,
- instalacje techniczne,
- ustawienie mebli,
- przygotowanie cateringu,
- branding i dekoracje,
- kontrola gotowej przestrzeni.
Każdy kolejny etap powinien rozpoczynać się wtedy, gdy nie będzie blokował wcześniejszych prac.
Dzień otwarty powinien pokazywać firmę, a nie infrastrukturę eventową
Najlepiej przygotowana przestrzeń to taka, której uczestnik nie musi analizować.
Wie, gdzie się zarejestrować. Bez problemu trafia na prezentację. Po zwiedzaniu znajduje strefę cateringu. Może usiąść lub porozmawiać przy stoliku. Nie widzi skrzyń transportowych ani zaplecza obsługi.
Namioty, meble, bary czy punkt recepcyjny są w takim wydarzeniu narzędziem, a nie głównym bohaterem.
Jeżeli infrastruktura porządkuje ruch i pozwala firmie skoncentrować uwagę uczestników na produkcie, zakładzie lub nowej inwestycji, spełnia swoje zadanie.
Artykuł sponsorowany
